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あなたは大丈夫?セールスライターが知っておきたいファイル保存の方法

      2017/03/21

情報は保存しよう

情報は保存せよ!by リリー・ラッシュ

ライティングをすればするだけ、様々なデータ増えていきます。

例えば、
・納品済みファイル
・編集前ファイル
・下書きファイル
・リサーチファイル
・リサーチメモ
・ペルソナメモ
などなど。

ア~ンド、

画像ファイルや参考にしたPDFファイルなんかもありますね。

で、これらのファイルを無造作にあちこち置いておくと、後で大変なことになっちゃうということです。

ありがとうございます。日比野新です。

■■1■■

ありがちなのが、Windowsで言うところの「デスクトップ」に、いっぱい使ったファイルが張り付けられてる状態です。

これはもう、非効率の極みです。

ショートカットから探すだけで無駄な時間を使います。

■■2■■

次に多いのが、全部同じフォルダに入っていること。

これも、後から探すときに面倒。

時系列とか関連性とか、せめて案件単位に並ばないと、非常に探しにくいです。

■■3■■

で、もっともやってはいけないのが、納品したら「全削除」。

これはもう、はっきり言いましょう。

「ライター、やめたほうがいい。」

そして、これやっている人へ。

「ここから、読まなくていい。」

■■保存せよ■■

ライターなら「全て保存」せよ!と、私は思います。

その理由は、

(1)納品してから見直すことがある
(2)納品してからクライアントが削除しちゃった
(3)請求漏れ防止
(4)自分の実績をネット上のサイトから探すため

この4つが考えられます。

■■管理せよ■■

そこで、私の場合はライティング中も、納品後もすべてのデータを保存しています。

そして、ただ保存するだけではなく、フォルダを階層構造にして管理しています。

例えば、私はこんな感じですね。

ディレクトリ

フォルダ構造

■■バックアップせよ■■

あなたはバックアップしてますか?

パソコンは工業製品です。
ある日、突然に壊れます。

ハードドライブが回らなくなることもあります。
メモリが破壊されて読めなくなることもあります。

電源が入らず起動できないこともあります。
内蔵のハードドライブを取り出しても、壊れている場合もあります。

ウィルス感染してパソコンのデータが全て暗号化され、身代金を要求されるかもしれません。

だからこそ、バックアップは重要です。
もう一度言いましょう。バックアップは重要です。

では、どんな方法があるか言うと、

(1)USBなどの外部記憶媒体へ保存する
(2)ミラーリング機能を使ってDropBoxと連動する

お手軽度が高いのは(2)です。
しかし、DropBoxは容量制限がありますから、納品済みデータだけをDropBoxへ保存して、それ以外は外部媒体へ保存するのが理想的です。

パソコンに何かあったとき。
クライアント様側で何かあったとき。

慌てふためくことなく、冷静に対処できるのが“プロ”の仕事人。

「あっ、バックアップありますから、すぐに送りますよ~」と言えるかどうか。

これはライティングスキルとは関係のない、ビジネスをする上で大事なことだと思います。

ぜひ、整理や管理、バックアップが出来てないなら、今日から始めた方がいいですよ。

あなたのパソコン、管理できてる?

それでは、また。

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